Das Zeit- und Aktivitätenmanagement ermöglicht das Erfassen, Kontrollieren und Validieren der Arbeitszeit von Mitarbeitern anhand eines «Workflow»-Systems. Die Tools für das Zeitmanagement leisten einen zunehmend strategischen Beitrag, da sie die Optimierung von Personalressourcen ermöglichen und zur Effizienz des Unternehmens beitragen. Aber Personalabteilungen dürfen nicht vergessen, dass ein erfolgreiches Zeit- und Aktivitätenmanagement auch eine entscheidende Voraussetzung für eine positive Wahrnehmung der Personalarbeit darstellt.
Das Zeit- und Aktivitätenmanagement: eine Schlüsselrolle bei der Genauigkeit von Lohnabrechnungen
Entgegen oft gehörten Vorurteilen, die das Zeit- und Aktivitätenmanagement als einfache „Nebensache“ bei der Gehaltsabrechnung abstempeln, bildet sie einen spezifischen und komplexen Bereich, der eine Schlüsselrolle für eine korrekte Lohnbuchhaltung spielt.
Ein erfolgreiches Zeit- und Aktivitätenmanagement muss in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften, aber auch allfälligen Gesamtarbeitsverträgen und anderen im Unternehmen geltenden Regelungen parametriert werden, um eine schnelle Berechnung der variablen Lohnbestandteile (Überstunden, Pikett usw.) zu ermöglichen.
Da die Daten direkt über einen automatisierten Datenfluss an die Lohnbuchhaltung übertragen werden, entfallen erneute Eingaben und dies reduziert Fehlerquellen und garantiert die Genauigkeit der Lohnabrechnung, die dem Mitarbeiter ausgehändigt wird.
Eine erfolgreiche und integrierte Planungs- und Zeitmanagementlösung deckt zahlreiche Bereiche ab:
- Die Verwaltung der Arbeitszeit
- Die Anwesenheitskontrolle anhand von physischen oder digitalen Stempeluhren
- Die Abwesenheits- und Anwesenheitsverwaltung
- Die Ressourcenplanung
- Die Digitalisierung von Ferienanträgen (Workflow-System)
- Die analytische Nachverfolgung der Arbeitszeit nach Aktivitäten und Standorten
- Die Steuerung, Kontrolle und Nachverfolgung der Aktivitäten.
Diese Möglichkeiten dürfen uns jedoch nicht vergessen lassen, welchen Beitrag das Zeit- und Aktivitätenmanagement leisten kann, wenn es unter dem Aspekt der Wahrnehmung der Personalarbeit durch die Mitarbeiter betrachtet wird.
Eine wesentliche Voraussetzung für eine positive Wahrnehmung der Personalarbeit
Das Zeit- und Aktivitätenmanagement ermöglicht konkrete Fakten für die Arbeitszeiten des Mitarbeiters zu schaffen und strebt nach einem Gesamtüberblick seiner Anwesenheit und seines Arbeitsplans.
Wichtig ist hierbei, die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters zu bestimmen, indem seine spezifischen Stundenregelungen und im weiteren Sinne alle Elemente integriert werden, die sich auf seine Entlöhnung auswirken: Überstunden, aktivitätenabhängige Zusatzleistungen, Essenszulagen etc.. Durch das Zeit- und Aktivitätenmanagement ist die Personalabteilung in der Lage, eventuellen Konflikten in Bezug auf Anwesenheitszeiten vorzugreifen, aber auch die notwendigen Elemente für die Abrechnung der Löhne abzurufen.
Das Zeit- und Aktivitätenmanagement ist ein Schlüsselfaktor bei der Gewährleistung von genauen Lohnabrechnungen in Branchen, in denen sich variable Lohnbestandteile stark auf den auszuzahlenden Nettolohn auswirkt. Ferner ist es in Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitregelungen (Teilzeit, Schichtdienst usw.) das einzige Mittel für die Vorgesetzten, einen guten Überblick über die Arbeitspläne zu behalten und somit die Sollzahlen ihrer Fertigungsziele zu erreichen.
Genau wie die Lohnabrechnung wird das Zeit- und Aktivitätenmanagement von den Mitarbeitern alleinstehend nicht als wertvoller Bestandteil in ihrer Wahrnehmung der Personalarbeit angesehen. Ein Fehler in der Kalkulation aufgrund von nicht berücksichtigten Bestandteilen der Arbeitszeiten oder Lohnbestandteilen führt jedoch zu Enttäuschung, Beschwerden und schadet letzten Endes dem guten Ruf der Personalabteilung.
Die Beiträge des Zeit- und Aktivitätenmanagement zur positiven Wahrnehmung der Personalarbeit durch Mitarbeiter
Dem Mitarbeiter einen Überblick verschaffen
Auf dem Mitarbeiterportal kann der Arbeitnehmer anhand des Zeit- und Aktivitätenmanagements seinen Arbeitsplan für die kommenden Wochen präzise anzeigen. Er kann ebenfalls einsehen, wie viele Überstunden er geleistet hat, und sich seinen Resturlaub bzw. bereits genommenen Urlaub und seine weiteren Fehlzeiten anzeigen lassen. Einige Unternehmen arbeiten ferner mit einem Stundenkredit: das Zeit- und Aktivitätenmanagement gewährt den Arbeitnehmern die Anzeige eines Zählers, mit dem sie ganz einfach den Überblick behalten.
Bessere Aufklärung über die Entlöhnung und die Ansprüche des Mitarbeiters
Anhand der Mitverfolgung seines Arbeitsplans verfügt der Mitarbeiter über präzisere Angaben in Bezug auf seine voraussichtliche Entlohnung am Monatsende (was insbesondere auf Mitarbeitende im Stundenlohn zutrifft).
Das Zeit- und Aktivitätenmanagement unterstützt auch die Information bezüglich einiger Ansprüche, die unter Umständen tagesspezifisch generiert werden und die einen Einfluss auf die Lohnabrechnung haben wie bspw. Überstunden oder auch Lunch-Checks. Alle anwendbaren Regeln können im Zeitmanagement festgelegt werden.
Förderung des Informationsaustauschs
Mit dem Zeit- und Aktivitätenmanagement können sich der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter bereits vor Abschluss der Lohnabrechnung austauschen, damit diese sicher korrekt ist. Wenn beispielsweise eine Abwesenheit eingegeben wurde, obwohl der Mitarbeitende anwesend war (bspw. wegen einer Badge-Fehlfunktion), kann der Mitarbeiter diese Abwesenheit sofort sehen und die Situation mit seinem direkten Vorgesetzten klären.
Für Mitarbeiter auf Geschäftsreise ermöglicht ein Zeit- und Aktivitätenmanagement auf dem Smartphone eine bequeme Meldung der Reisetätigkeiten und den Beginn sowie das Ende des Arbeitstags.
Bessere Anpassung der Organisation in Ausnahmefällen
Die jüngste Gesundheitskrise verdeutlicht dieses Szenario eindrücklich: ein Unternehmen, das seine Arbeitszeiten ändern möchte, damit seine Mitarbeiter die Stosszeiten im öffentlichen Nahverkehr vermeiden können, stützt sich auf eine Zeit- und Aktivitätenmanagementlösung, in der diese Änderungen integriert werden können. Ferner können Mitarbeiter im Homeoffice jeden Tag virtuell ihre Arbeitszeiten eingeben.
Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten stellt in der Schweiz eine gesetzliche Anforderung dar. Die Implementierung von Zeitmanagementlösungen, die die gesetzlichen Pflichten erfüllt, und mit wertvollen Zusatzfunktionalitäten zu einer positiven Wahrnehmung der Personalarbeit beiträgt, bieten echten Mehrwert, auch für Ihr Unternehmen.
