Ist die SaaS-Gehaltsabrechnung die beste Option für mein Unternehmen?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann nicht ohne technische Hilfsmittel erfolgen, und sei es nur ein Taschenrechner. Daher ist der HR-Bereich natürlich mit einer Vielzahl von technischen Lösungen für die Gehaltsabrechnung überfüllt. Das kann so überwältigend sein, dass sich manche Unternehmensleiter sicherer fühlen, wenn sie bei Excel bleiben, auch wenn dessen Funktionalität begrenzt ist. 

Das Tolle an dieser Fülle von Gehaltsabrechnungstechnologien ist jedoch, dass sie Ihnen Optionen bieten, so dass Sie selbst entscheiden können, wie stark Sie sich in die technische Seite der Dinge einmischen oder sich zurückhalten wollen.  

SaaS-Gehaltsabrechnung verstehen

SaaS steht natürlich für „Software as a Service“: „Software“ ist spezifisch genug, aber das „Service“-Element kann schwieriger zu definieren sein. Wenn Sie in eine SaaS-Gehaltsabrechnung investieren, kaufen Sie eine Technologie, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigene Gehaltsabrechnung durchzuführen. 

Die Software selbst sollte effizient und einfach zu bedienen sein, und der Service des Anbieters sollte dies ermöglichen, sei es durch eine sorgfältig geplante Einarbeitung, umfassendes Schulungsmaterial, persönlichen technischen Support oder idealerweise alles zusammen. Letztendlich müssen Sie aber viel mehr selbst tun, wenn Sie sich nur auf die SaaS-Gehaltsabrechnung verlassen.

SaaS oder Managed Payroll?  

Unsere Untersuchung zeigt, dass europäische Unternehmen aller Größenordnungen in Bezug auf ihre Herangehensweise an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware recht unterschiedlich sind. Die Befragten decken das gesamte Spektrum von der Entwicklung einer eigenen Lösung bis hin zum vollständigen Outsourcing der Gehaltsabrechnung ab. 

Etwa die Hälfte der Befragten liegt in der Mitte, indem sie den Einsatz von Gehaltsabrechnungstechnologien mit Managed Payroll Services (MPS) kombiniert. Während SaaS Ihnen eine größere Kontrolle über die Gehaltsabrechnung ermöglicht, nimmt MPS Ihnen mehr Arbeit ab. Wenn Sie sich also für eine umfassende Zusammenarbeit mit MPS entscheiden, wird dies wahrscheinlich teurer erscheinen als eine Investition in SaaS. Es ist jedoch zu bedenken, dass die SaaS-Gehaltsabrechnung nur dann effektiv sein kann, wenn Sie spezialisierte Mitarbeiter für die Verwaltung einstellen.  

Wann sollte man sich für SaaS entscheiden?

Um zu entscheiden, ob die SaaS-Gehaltsabrechnung die beste Option für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie zunächst Ihre strategischen Prioritäten und Ihre internen Möglichkeiten berücksichtigen. Die Anzahl der Mitarbeiter, die derzeit auf Ihrer Gehaltsliste stehen, ist ein wichtiger Faktor, aber Sie sollten auch an die Zukunft denken und sicherstellen, dass Sie eine skalierbare Lösung wählen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. 

Hier glänzt die SaaS-Gehaltsabrechnung, da sie in der Regel mit Blick auf Skalierbarkeit entwickelt wurde. Außerdem ist sie besonders für Unternehmen interessant, die Wert auf Telearbeit legen oder von mehreren Standorten aus arbeiten, da Sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung auf die SaaS-Gehaltsabrechnung zugreifen können.  

Was die Daten zeigen

Interessant ist, dass unseren neuen Daten zufolge SaaS bei Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern am beliebtesten ist. In dieser Größenordnung ist SaaS beliebter als jedes andere Gehaltsabrechnungsmanagement-System. Kleinere Unternehmen lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung eher vollständig an einen Dritten aus, und wenn sie sehr klein sind, ist dieser Dritte in der Regel ein Buchhalter. 

Die Vorteile von SaaS werden deutlicher, wenn Sie eine größere KMU-Größe erreicht haben. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie wahrscheinlich bereits internes Fachwissen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut und können mehr Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung selbständig erledigen. Dies ist auch oft der Zeitpunkt, an dem Unternehmen die Vorteile eines ausgefeilteren Gehaltsabrechnungsmanagements erkennen und nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu personalisieren und besser zu kontrollieren.

Fokus auf Mitarbeitererfahrung

Unabhängig davon, in welcher Wachstumsphase sich Ihr Unternehmen befindet, sollten Sie bei der Wahl der Lohn- und Gehaltsabrechnung immer zwei Begriffe im Auge behalten: Mitarbeitererfahrung. 

Die effiziente Bezahlung der Mitarbeiter ist ein zentraler Bestandteil der Arbeitszufriedenheit, und das bedeutet nicht nur, dass sie den richtigen Betrag am richtigen Tag erhalten. Es geht darum, ein Gehaltsabrechnungssystem zu entwickeln, das benutzerfreundlich und zuverlässig, zugänglich und sicher ist und sich nahtlos in das übrige HR-Ökosystem integrieren lässt.