Falsche Vorstellungen und Mythen über das Outsourcing der Lohnabrechnung könnten Ihr Unternehmen bremsen. Die Unternehmen, die es gewagt haben, stellen fest, dass sich der Schritt zum Outsourcing für sie lohnt.
Outsourcing steigert die Produktivität und gibt den Personalabteilungen die Möglichkeit, sich auf strategische, statt auf taktische Aufgaben zu konzentrieren. Wir wissen, dass Payroll-Outsourcing oft mit Skepsis betrachtet wird, deshalb haben wir einige der häufigsten Mythen entlarvt, um Ihnen zu helfen, fundierte Entscheidungen über Ihre Payroll-Strategie zu treffen.
Mythos 1: Payroll-Outsourcing ist finanziell schwer zu rechtfertigen
Tatsache: Es ist eine Investition, die sich für die Unternehmen durchaus finanziell rechnet. Wenn Sie die direkten Kosten berücksichtigen, die ein zuverlässiger Provider für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung übernehmen kann, wie z. B. Infrastruktur und Datensicherheit plus die indirekten Kosten für die Einhaltung der Compliance und für die Payroll- und HR-Expertise, können Sie Ihre Gesamtbetriebskosten in aller Regel um mindestens 20 % senken. Outsourcing-Lösungen für die Lohnabrechnung sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen, was auch Geld spart. Eine richtige Lösung liefert dank Echtzeitberechnungen und leistungsstarker Analysen präzise Informationen für die Finanzentscheidungen im gesamten Unternehmen.
Mythos 2: Payroll-Outsourcing schafft mehr Arbeit
Tatsache: Wenn Sie sich für ein Outsourcing entscheiden, können Sie sich voll auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Mehr administrative oder manuelle Vorgänge werden obsolet oder mühelos vom Gehaltsabrechnungsanbieter erledigt, wie z. B. das Schreiben von Berichten, die Fehlersuche, die mühsame Dateneingabe oder der Umgang mit Gesetzesänderungen. Zu den besonderen Zeitersparnissen eines zuverlässigen Anbieters gehört eine "Self-Service"-Funktion für Mitarbeiter, die Informationen über ihre Gehaltsberechnung suchen. Funktionen wie interaktive Gehaltsabrechnungen können die Rückfragen zur Gehaltsabrechnung um bis zu 75 % reduzieren.
Mythos 3: Das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung erfordert mehr Kontrollen
Tatsache: Wir verstehen die Probleme der HR-Fachleute, mit denen wir sprechen. Die Sachbearbeiter sollten so wenig Zeit wie möglich damit verbringen, die Exaktheit der Daten zu überprüfen.
Die gute Nachricht ist, dass dies erreicht werden kann, indem man einen Anbieter wählt, der über fundiertes HR- und Payroll-Know-how und moderne Technologie verfügt. Ein vertrauenswürdiger Outsourcing-Partner hat einen hohen Anspruch an die Qualität und ist stets bestens informiert über die gesetzlichen Änderungen und behält alle Fristen im Auge.
Mythos 4: Payroll-Outsourcing stellt ein Sicherheitsrisiko dar
Tatsache: Die Auslagerung von Gehaltsabrechnungsprozessen kann die Sicherheit tatsächlich erhöhen. Die Kosten und Ressourcen, die für Unternehmen mit dem Aufbau einer sicheren Infrastruktur verbunden sind, sind intern schwer zu verwalten. Das Herzstück der Lösung eines zuverlässigen Anbieters ist die Speicherung und der Schutz von Kundendaten in Übereinstimmung mit Gesetzen wie beispielsweise der Schweizerischen Datenschutz Gesetzgebung oder auch GDPR. Was hebt einen hochwertigen Payroll-Anbieter von anderen der Konkurrenz ab? Achten Sie auf die ISO27001-Zertifizierung, ein internationaler Standard und ein wichtiger Indikator dafür, dass der Gehaltsabrechnungsanbieter die Sicherheit von Informationen und die Verarbeitung Ihrer Daten ernst nimmt.
Mythos 5: Das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung wird Ihre Sachbearbeiter komplett ersetzen
Tatsache: Das ist eine verbreitete Sorge, aber unserer Meinung nach gibt es dafür keinen Grund. Das Outsourcing Ihrer Lohnabrechnung kann die Mitarbeiter tatsächlich entlasten, da sie von manuellen, sich wiederholenden oder frustrierenden Aufgaben wie der Überprüfung der Angaben und der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen entlastet werden. 54 % der von uns befragten Gehaltsabrechnungsexperten zählen die Identifizierung von Verbesserungen in der Gehaltsabrechnung zu ihren Top-3-Aktivitäten und ein ausgelagerter Service wird genau dies erleichtern und Ihrem Lohnabrechnungs- und HR-Team eine wirkungsvollere strategische Rolle im Unternehmen geben.
Mythos 6: Payroll-Outsourcing ist unflexibel und nehmen die Kontrolle weg
Tatsache: Ein seriöser Anbieter nimmt sich die Zeit, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter zu verstehen, um eine zuverlässige Lösung anzubieten, die diese erfüllt (oder übertrifft) und anwenderfreundliche Lösungen für Anforderungen wie komplexe Gesetzgebung oder internationale Vergütung beinhaltet.
Ein vorausschauender Anbieter von Lohnabrechnungen sollte eine verbesserte Kontrolle über die Lohnabrechnungsfunktionalität, Analysen und Einblicke bieten, mit sicherem 24/7-Zugang zu den Daten, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie sie benötigen. Ausserdem sollten seine Services skalierbar sein, um für Ihre zukünftige Personalentwicklung gerüstet zu sein.
