Die Beauftragung eines Dienstleisters mit der Lohnabrechnung hat für Unternehmen viele Vorteile, aber sie befürchten möglicherweise, dass sie dabei ihr Fachwissen und sogar die Kontrolle über die Abläufe verlieren. Outsourcing ist jedoch keineswegs ein Verzicht: Eine faire und termingerechte Übertragung der Lohnabrechnung erfordert eine sich gegenseitig ergänzenden engen Zusammenarbeit der beiden Partner.
Die Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung sind inzwischen bekannt - und anerkannt: zusätzliches Fachwissen und zusätzliche Ressourcen, die eine hohe Qualität der Dienstleistung garantieren; Kontrolle oder sogar eine erhebliche Senkung der Verwaltungskosten; und die Möglichkeit für die Lohnbuchhaltungsteams, ihre Zeit und Energie für Tätigkeiten mit höherem Mehrwert einzusetzen, die der Erfahrung der Mitarbeiter im Personalwesen dienen.
Die Aussicht, die Verantwortung einem Dienstleister anzuvertrauen, kann jedoch einige Befürchtungen hervorrufen. Wie bei jeder langfristigen Vertrauensbeziehung wird der Lohnbuchhalter des Unternehmens nicht aussen vor gelassen; die Zusammenarbeit muss im Mittelpunkt dieser Partnerschaft stehen. Ziel ist es, die Lohnabrechnung des Kunden durchzuführen, aber nicht ohne den Kunden.
Die Lohnbuchhaltung wird zur Übermittlung, Kontrolle und Validierung der Daten mobilisiert
Der erste Erfolgsfaktor ist, dass das Unternehmen und sein Dienstleister während des gesamten Prozesses der Lohnabrechnung regelmässig Daten zur Übermittlung, Kontrolle und Validierung austauschen. Die Lohnbuchhaltung des Unternehmens übermittelt zwei Arten von Lohnbestandteilen: vertragliche und persönliche Daten, die sich kaum ändern, und variable Bestandteile - Überstunden, Prämien, Krankheit oder Unfall, Essensgutscheine.... Diese werden vom Dienstanbieter verarbeitet und zur Überprüfung an den Kunden zurückgeschickt.
Die dritte Ebene der Beteiligung der Lohnbuchhaltung ist die formale Validierung der Lohnabrechnungen, die für die Auslösung der Überweisung unerlässlich ist. Der Kunde und der Dienstleister sind also gemeinsam und mit unterschiedlichen Rollen für die gesamte monatliche Gehaltsabrechnung verantwortlich.
Ein fester Ansprechpartner, eine Leistungsgarantie
Für Vincent Beaupérin, Director of Managed Services bei SD Worx France, sind "die besten Partnerschaften diejenigen, bei denen sich der Kunde der Bedeutung dieser Zusammenarbeit bewusst ist. Indem sie die Daten zum richtigen Zeitpunkt übermitteln und die erforderlichen Kontrollen durchführen, tragen sie in vollem Umfang zur Qualität der von ihrem Dienstleister erbrachten Dienstleistung bei.
Diese Servicequalität hängt auch davon ab, dass dem Kunden ein spezieller Payroll Manager zur Verfügung steht, der die Akte kennt und verfügbar ist: Diese direkten Kontakte, ergänzt durch ein Ticketing-Tool, erleichtern die Zusammenarbeit. Dieser privilegierte Kontakt gewinnt auch an Reaktivität und Proaktivität, indem er den Kunden zum Beispiel an die Fristen für die Datenübermittlung erinnert oder eine regelmäßige Überprüfung vorschlägt, um Verbesserungen ins Auge zu fassen. Die Konturen dieser engen Beziehung können für jeden Kunden angepasst werden.
Zwischen Einhaltung des Rahmens und notwendiger Flexibilität
Ein weiterer Leistungshebel ist die Fähigkeit des Dienstleisters, sich an die spezifischen Merkmale des Unternehmens und die Gewohnheiten der Lohnbuchhaltung anzupassen. Die Übermittlung von Informationen kann beispielsweise in unterschiedlicher Form erfolgen - automatische Schnittstelle zum HR-System des Kunden, Versand einer vorkonfigurierten Datei über einen sicheren Kanal usw. Die festgelegte Häufigkeit kann ebenfalls sehr variabel sein, wobei sich der Dienstleister an die Art und Weise anpasst, wie der Kunde seine Lohnabrechnung erstellen möchte. Die einzige Anforderung, die nicht angepasst werden kann, ist das Datum der Überweisung der Abrechnung. Der Weg dorthin hängt von den Vorlieben und Zwängen des Kunden ab", bestätigt Vincent Beaupérin. Diese große Vielfalt erfordert ein gewisses Mass an Flexibilität im Rahmen eines gemeinsam festgelegten und respektierten Zeitplans und Prozesses."
Die Stärken des Outsourcing gehen also weit über den rein vertraglichen Rahmen hinaus: Es geht darum, rigoros, aber auch flexibel zu sein, Unvorhergesehenes aufzufangen, ohne überfordert zu sein, und sich an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen - sowohl in Bezug auf die Inhalte als auch auf das Tempo. Diese "massgeschneiderte" Dimension der Beziehung bietet den Kunden die Möglichkeit, mit der Unterstützung eines vertrauenswürdigen Partners so viel Kontrolle wie möglich über die Erstellung der Gehaltsabrechnung zu behalten.
Von den Anbietern von Lohnabrechnungsdiensten wird erwartet, dass sie nicht nur ihr Fachwissen zur Verfügung stellen, sondern auch Flexibilität beweisen und gleichzeitig dafür sorgen, dass ein bestimmter Rahmen eingehalten wird, und dass sie sich von einem "one-size-fits-all"-Outsourcing-Ansatz zu einer wirklich personalisierten Partnerschaft und Dienstleistung bewegen
