Entgeltabrechnung: intern oder extern durchführen?

Die Entgeltabrechnung sollte im Idealfall pünktlich und korrekt sein. Doch es stellt sich die Frage: intern oder extern die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen. Diese Punkte sollten dabei berücksichtigt werden.

Interne oder externe Entgeltabrechnung

Die korrekte Durchführung der Lohnabrechnung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Von KMU bis Großbetriebe. Denn für Mitarbeitende ist die pünktliche wie korrekte Abrechnung ein wichtiger Faktor in Bezug auf die Zufriedenheit.

Daher stellt sich Unternehmen oftmals die Frage: Die Entgeltabrechnung intern durchführen oder an einen externen Anbieter auslagern?

Vorteile bei interner Entgeltabrechnung

Der wahrscheinlich größte Vorteil bei einer inhouse Abrechnung ist die Kontrolle. Unternehmen haben sowohl die Übersicht als auch volle Kontrolle über alle gehaltstechnischen Prozesse. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine größere Flexibilität herrscht bei kurz- oder mittelfristigen unternehmerischen Veränderungen-

Zu hohe Fehlerquote

Nachteilig bei der internen Entgeltabrechnung ist, dass dafür geeignetes Fachpersonal benötigt wird. Oftmals wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu stiefmütterlich behandelt was letztendlich zu einer höheren Fehlerquote führt. Und wiederum zu einer schlechteren Stimmung unter den Mitarbeitenden.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es zusätzlich schwierig sowohl geeignetes Fachpersonal zu finden als auch langfristig zu binden. Ein weiterer Nachteil der internen Durchführung sind die zeit- wie ressourcenintensiven Prozesse.

Vorteile bei externer Durchführung

Ein großer Vorteil bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung ist, dass sich ein spezialisierter Anbieter um den Bereich kümmert. Denn genau dieses Spezialwissen ist oftmals Mangelware bei einer internen Durchführung.

Hinzukommt, dass durch den Wegfall der Lohn-und Gehaltsabrechnung ein großer Zeit- und Ressourcenblock wegfällt. Die Personalverwaltung kann sich somit wieder verstärkt auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Des Weiteren kann die Auslagerung langfristig auch zu Kostensenkungen führen. Müssen erst intern Strukturen aufgebaut werden, ist das nicht bloß zeitintensiv sondern ebenfalls kostspielig. Daher ist die Auslagerung der Entgeltabrechnung die wahrscheinlich attraktivere Variante.

Nachteile der Auslagerung

Doch die externe Durchführung der Entgeltabrechnung stößt auch an Ihre Grenzen. Zum einen haben Unternehmen nicht mehr die volle Kontrolle über Ihre Daten. Abhängig davon, wie hoch der Grad der Auslagerung ist. Ob vollständig oder teilweise.

Zum anderen legen Unternehmen Ihr Vertrauen in einen externen Anbieter. Hier spielen Vertrauen und Expertise eine wichtige Rolle. Denn die Entgeltabrechnung ist und bleibt ein sensibles Thema.

Mehrere Faktoren berücksichtigen

Um eine Wahl zwischen interner und externer Entgeltabrechnung zu treffen, sollten vorher einige Faktoren berücksichtigt werden. Das sind unter anderem:

• Kostenvergleich
• Gesamtkosten in Relation zur Unternehmensgröße
• Verfügbarkeit der Ressourcen
• Verfügbarkeit von Fachwissen
• Analyse bestehender Abrechnungs-Prozesse
• Komplexität der Abrechnung

Wichtig: Es bedarf einer ehrlichen Einschätzung der vorhandenen und zukünftigen Ressourcen. Daher ist eine generelle Einschätzung, ob intern oder extern, nicht möglich.

Stattdessen bedarf es einer individuellen Analyse je Unternehmen, ob eine Auslagerung der Entgeltabrechnung sinnvoll ist. Falls zutreffend, müssen bei der Wahl des Anbieters weitere Aspekte berücksichtigt werden.