Was in vielen Unternehmen nicht bekannt ist, ist die Tatsache, dass in der Verordnung kein Unterschied gemacht wird zwischen (längerfristigen) Entsendungen und Dienstreisen. Es ist in den gesetzlichen Bestimmungen auch keine zeitliche Bagatellgrenze vorgesehen. Das bedeutet, dass selbst für kurze dienstliche Besprechungen, sowie für Seminare und Konferenzen, die im EU-Raum sowie in der Schweiz stattfinden, vom Arbeitnehmer eine A1 Bescheinigung mitzuführen ist. Diese Bestimmung gilt auch für Selbständige.
In der Vergangenheit wurde das Mitführen des Dokuments nur mässig kontrolliert. Mittlerweile wird jedoch in vielen europäischen Ländern die fehlende A1 Bescheinigung mit Sanktionen und hohen Bussgeldern bestraft.
Ausgestellt wird die A1 Bescheinigung von der zuständigen Ausgleichskasse, respektive vom Bundesamt für Sozialversicherungen (bei über 24 Monaten Dauer). Wurden diese Bescheinigungen in der Vergangenheit in Papierform beantragt und auf dem Postweg dem Antragsteller übermittelt, so soll seit einiger Zeit nur noch die elektronische Beantragung über ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) möglich sein. Für die Unternehmen stellt der mit der Beantragung verbundene Verwaltungsaufwand - ob in Papierform oder auf elektronischem Weg - eine zeitliche und organisatorische Herausforderung dar.
Auch wenn die Europäische Kommission bereits verkündet hat, dass die EU-Rechtsetzungsorgane eine Überarbeitung der Verordnung (EG) 883/2004 anstreben, lautet die klare Empfehlung, bis auf Weiteres auch für kurze Dienstreisen ins EU-Ausland A1 Bescheinigungen zu beantragen.